Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Aéroclub de Hesbaye.
Geldig vanaf 5 december 2009

Dit huishoudelijk reglement is een vervolg op de statuten van de ASBL Aéroclub de Hesbaye. Het heeft als doel een aantal praktische regelingen voor de goede werking van de club te preciseren.
We zijn niet steeds aandachtig voor het volgen van afspraken en regels. Daarom hebben we een document nodig waar we ons aan kunnen refereren als het eens nodig is, of wanneer er meningsverschillen zijn.
De formuleringen zijn geregeld streng. Dat is nodig om duidelijk te weten wat kan en niet. Het helpt ook om mogelijke geschillen op te lossen. Het is onze hoop dat we door middel van deze regels onze sport met gerust gemoed kunnen beoefenen, dat we ons goed kunnen voelen bij wat we doen en bij elkaar. Er is nog een andere reden om deze regels streng te maken en toe te passen : onze uitbatingsvergunning en dus de voortbestaan van onze club zullen er gebaat bij zijn.

ALGEMEEN

Art. 1.1: Het huishoudelijk reglement is van kracht vanaf het ogenblik dat het door het bestuur is goedgekeurd en via het verslag van de bestuursvergadering is bekend gemaakt. Een kopie van dit reglement is te allen tijde beschikbaar in de kantine en zal overhandigd worden aan ieder lid bij de inschrijving. Eventuele wijzigingen kunnen op ieder ogenblik door het bestuur aangebracht worden.

Art. 1.2: Het clubreglement is van toepassing op ieder lid van de club. Ook bezoekers dienen er zich naar te schikken. Onwetendheid zal nooit als verontschuldiging kunnen worden ingeroepen.

Art. 1.3: Overtredingen van dit reglement kunnen door het bestuur bestraft worden met volgende sancties: een opmerking, verwittiging, tijdelijk vliegverbod, schorsing, en definitieve uitsluiting. Zie ook Artikels 8.x.

Art. 1.4: De richtlijnen en bepalingen van de Federale Overheid met betrekking tot onze vliegactiviteiten en type vliegveld zijn vastgelegd in de rondzendbrief CIRC/GDF-04 van het Directoraat-generaal Luchtvaart. Zij maken deel uit van dit huishoudelijk reglement. De volledige versie van deze omzendbrief is te raadplegen via deze link. Haar inhoud wordt dus verondersteld gekend te zijn door elk lid.

LIDMAATSCHAP EN INSCHRIJVINGSPROCEDURE

Art. 2.1: Kan lid worden, elke natuurlijke persoon. De enige voorwaarde is dat een kandidaat lid een rechtstreeks of onrechtstreeks belang en bijdrage levert in de ontwikkeling van de lichte luchtvaart. De vereniging heeft effectieve en toegetreden leden. Toegetreden leden kunnen zijn: piloten, leerling-piloten, bezoekers en sympathisanten. Het lidgeld wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur.
Voor nieuwe leden geldt een proefperiode van één jaar.

Art. 2.2: Het lidmaatschap start elk jaar op 1 januari. Vóór deze dag moeten dan ook de inschrijvingen hernieuwd zijn volgens de procedure zoals beschreven in het hierna volgend artikel.
Met uitzondering van de sympathiserende en bezoekende leden wordt enkel beschouwd als lid van de club, diegene die voor dat jaar aan alle administratieve formaliteiten heeft voldaan.

Art. 2.3: Ten laatste in de loop van de maand december van het jaar voordien ontvangen alle leden een schrijven met het verzoek om hun lidmaatschap te vernieuwen. De inschrijvingsprocedure omvat de volgende formaliteiten:

Een correct ingevuld en ondertekend inlichtingenblad. Minderjarigen laten dit formulier ondertekenen door hun ouders of voogd, voorafgegaan door de vermeldi ng “gelezen en goedgekeurd”.
Het overhandigen van een kopie van alle vereiste vergunningen (vliegvergunning, medische keuring, eventueel radio, transponder)
Een recente (bij voorkeur digitale) pasfoto
De betaling van het verschuldigde lidgeld voor 1 januari door middel van bankoverschrijving op het rekeningnummer 001-1647541-72 met vermelding “Lidgeld + Naam”.
Het ondertekenen van de gedragscode, voorafgegaan door de vermelding “gelezen en goedgekeurd”.
Alle vliegende leden (die hun wens op het jaarlijkse inlichtingenblad bevestigen) worden vervolgens door het bestuur aangesloten bij de Belgische ULM Federatie en genieten op die manier van de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid bij ongevallen en van een lagere Federatie-bijdrage. Wie niet bij de ULM Federatie wenst aan te sluiten, zal jaarlijks een bewijs van eigen verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voorleggen.

Art. 2.4 Nieuwe leden kunnen zich voor het afsluiten van de jaarlijkse inschrijvingsperiode kenbaar maken bij de clubsecretaris, en volgen in dat geval de normale inschrijvingsprocedure. Zij betalen pro rata temporis in twaalfden hun clubbijdrage voor de rest van het lopende jaar. Indien zij lid van de ULM Federatie wensen te zijn, moeten zij zich rechtstreeks wenden tot de Federatie.

Art. 2.5: Wie bovenstaande procedure niet correct gevolgd heeft, is geen lid meer tot hij zich in regel stelt. Hij mag tot dan de clubinfrastructuur niet gebruiken. De lidgelden worden verhoogd met 10 euro administratiekosten voor wie na de officiële inschrijvingsdatum lid wenst te worden. Dit geldt eveneens voor bestaande leden die de inschrijvingstermijn niet respecteren. Deze laatsten kunnen geen aanspraak maken op de regeling van twaalfden en zull en mogelijk hun Federatielidmaatschap zelf moeten regelen.

Art. 2.6: Nieuwe leden die een bewijs van lidmaatschap bij de Federatie kunnen voorleggen, hoeven dit niet nogmaals te betalen.

VEILIGHEID

Art. 3.1: Het voorkomen van ongevallen begint reeds bij de rit naar Avernas. In het dorp zelf wordt langzaam en voorzichtig gereden om de goede relaties met het dorp niet te verstoren. Plaats, b ij aankomst op het terrein, uw auto op de voorziene parkeerplaatsen. Kies uw parkeerplaats zo dat alle voertuigen zo veel mogelijk gegroepeerd staan. Het is verboden vlakbij de kantine te parkeren uitgezonderd voor laden en lossen van kantinebenodigdheden.

Art. 3.2: Motorvoertuigen mogen op het terrein nooit sneller dan stapvoets rijden. Wie rijdt of aanstalten maakt om te rijden op het terrein ontsteekt zijn dimlichten zodat hij voor iedereen op het terrein zichtbaar is

Art. 3.3: Het vliegterrein (loods, open parkeerplaatsen van vliegtuigen, taxibaan, startbaan) is enkel toegankelijk voor clubleden, tenzij bezoekers vergezeld worden door een lid van de club of indien een uitzondering wordt toegekend door het bestuur. De toegang is verboden voor kleine kinderen die niet vergezeld zijn van een volwassene. Het terrein is verboden vo or huisdieren, zelfs al worden zij aan de leiband gehouden.

Art. 3.4: Het is verboden te roken in alle gebouwen van de club

Art. 3.5: Bij toestanden en gebeurtenissen waar een reëel gevaar voor de medemens ontstaat, heeft ieder lid het recht en de plicht om dadelijk in te grijpen, het gevaar af te wenden en de pleincommandant / het bestuur in te lichten van de vastgestelde onregelmatigheden.

Art. 3.6: Indien zich een ongeval voordoet is elk lid verplicht de volgende acties zonder verwijl uit te voeren:

  • Een pleincommandant en/of bestuurslid waarschuwen
  • Bij ernstig lichamelijk letsel de eerste levensreddende handelingen uitvoeren en zich hierin laten helpen/vervangen door personen met de nodige opleiding.

In een ernstige situatie en bij afwezigheid van een bestuurslid de nooddiensten telefonisch waarschuwen.

Alleen de daartoe gemachtigde persoon/personen mogen verklaringen afleggen aan de pers (radio, TV, krant) of buitenstaanders, tenzij aan de politiediensten of andere bevoegde personen in het kader van een Proces Verbaal. (zie ook Gedragsregels, artikels). De lijst van gemachtigde personen zal opgehangen worden in de kantine.

Art. 3.7: Bij ieder incident, ook zonder stoffelijke schade (Dit moet nog beter worden omschreven; het heeft geen zin om een rapport te schrijven voor iemand die een paar meter over de drempel landt) aan derden, lichamelijke letsels en/of schade aan een toestel zal het clubbestuur worden ingelicht en zal rapport worden opgemaakt en verstuurd naar de bevoegde instanties (vb. Bestuur der Luchtvaart, verzekeringsmaatschappij indien schade of letsel enz.) .

Art. 3.8: Wanneer er schade wordt aangericht aan een ander voertuig op de parking
- zal men onmiddellijk de eigenaar van het voertuig hiervan op de hoogte brengen. Het niet naleven van deze regel - - zal aanzien worden als een zware fout en kan leiden tot een uitsluiting uit de club.

Art. 3.9: Het is verboden om voertuigen te parkeren voor de loodsen en zo het verkeer van de toestellen te hinderen. Het is toegestaan om voor de loods te parkeren voor de duur van het in- of uitladen van materieel en goederen.

Art. 3.10: Aanhangwagens en de caravans mogen enkel op het terrein overnachten mits toelating van een bestuurslid of een door haar aangeduide bevoegde persoon

Art. 3.11: De toegang naar de taxibaan blijft te allen tijde vrij. Er worden op deze plek geen toestellen geparkeerd.

Art. 3.12: Een toestel met draaiende motor moet zo gericht staan dat het met zijn luchtstroom het terras niet hindert.

Art. 3.13: Er mag niet met draaiende motor gereden worden op de kiezelstroken tussen hangars en het vliegterrein

PLEINREGLEMENT

Art. 4.1: Elke piloot houdt zich aan de regels en procedures neergelegd in het luchthavenboek (Airfield Handbook). De meest recente versie hiervan ligt in de kantine. Haar inhoud wordt verondersteld gekend te zijn door elk lid.

Art. 4.2: Aanpassingen van het seinenvierkant aan de vliegomstandigheden mogen enkel gedaan worden door een pleincommandant of in zijn opdracht door een andere persoon.

Art. 4.3: Tijdens de dagen waarin de militairen actief zijn zal elk lid zich onverkort houden aan de regeling en procedure van het gebruik van het militaire luchtruim D37, binnen hetwelk ons vliegveld ligt. Een klacht over of schending van deze bepalingen, leidt tot een automatisch vliegverbod van twee weken. De Raad van Bestuur kan echter bijkomende sancties treffen.

KANTINE

Art. 5.1: De openingsuren van het clubhuis worden goed zichtbaar opgehangen. De uitbatingsafspraken worden geregeld in een aparte overeenkomst tussen bestuur en uitbater.

Art. 5.2: Rokers worden verzocht buiten gebruik te maken van asbakken en geen peuken op de grond te werpen. In de kantine mogen geen huisdieren komen.

Art. 5.3: Ieder lid werkt actief mee aan het behoud van de goede staat van de kantine en het terras. Goederen en allerlei afval (eet- en drankverpakkingen, peuken, plasticzakken, enz.) worden opgeruimd.

LOODS

Art. 6.1: Huurders houden zich nauwgezet aan de contractuele bepalingen over huurbedrag, betalingsprocedure, huurvoorwaarden, onderverhuurvoorwaarden en verzekeringen. Deze bepalingen hebben zij ontvangen in hun contract en in een bijkomend document van december 2009.

Art. 6.2: Geïmmobiliseerde toestellen (in onderhoud, beschadigd, enz.) zullen in de loods geplaatst worden op een manier dat ze de bewegingen van de andere toestellen niet hinderen.

Art. 6.3: Wanneer men een ander toestel buiten zet om met het eigen toestel binnen of buiten te kunnen, zal dit eerste toestel weer binnen gezet worden.

Art. 6.4: Het is aangewezen om hulp te vragen wanneer men toestellen moet verplaatsen in de lood s, dit om beschadigingen te vermijden.

Art. 6.5: Indien er toch schade wordt aangericht aan een toestel moet zo spoedig mogelijk de eigenaar hiervan of een bestuurslid op de hoogte gebracht worden. (Zie ook zware overtreding Art. 8.4)

Art. 6.6: De deuren van de loods zullen steeds gesloten worden. Wie dit niet doet zal verantwoordelijk gesteld kunnen worden voor de hierdoor geleden schade. Iedereen die een plaats heeft in de hangar krijgt een sleutel en moet het sleutelboek aftekenen voor ontvangst. Verlies van de sleutel moet onmiddellijk gemeld worden. Wie zijn sleutel verliest, moet de kost van vervanging van het slot (de sloten), alle sleutels en hun verzending naar de andere standplaatshouders betalen.

Art. 6.7: Vuilnis en afval worden opgeruimd. Borstels en vuilnisbakken staan hiervoor ter beschikking.

Art. 6.8: Eén opbergkast per toestel mag geplaatst worden, op een plek en manier die niet hinderlijk is voor de andere toestellen.

Art. 6.9: Gevaarlijke of milieuonvriendelijke producten moeten na gebruik uit de hangar verwijderd worden (olie, sprays, verdunners……)

Art. 6.10: Elk (onder)huurder is verantwoordelijk voor de netheid van zijn standplaats.

Art. 6.11: Auto’s mogen niet geparkeerd worden in de loods.

Art. 6.12: Elektrische toestellen (acculaders, verwarmers, lampen enz.) mogen niet aangesloten zijn zonder toezicht.

Art. 6.13: Het is verboden om in de loods te lassen of te slijpen.

GEDRAGSREGELS

Art. 7.1: Elk lid heeft bij zijn eerste inschrijving (of in december 2009) het volgende charter ondertekend.

  • Wat ons verenigt is het plezier van het vliegen
  • Ik vlieg en handel veilig tegenover mezelf, collega’s en derden, in de lucht en op de grond
  • Ik respecteer de reglementen
  • Ik draag actief bij aan de collegialiteit
  • Ik heb respect voor de club, de andere leden, hun toestellen en materieel

Art. 7.2: Hierna volgen meer concrete gedragsregels die elk lid respecteert

Collegialiteit

  • Ik ben behulpzaam; wij zijn collega’s piloten
  • Ik sta aan de kant van de oplossing, en niet aan de kant van het probleem
  • Ik zeg wat ik doe, en doe wat ik zeg
  • Ik geef in de buitenwereld een positief imago over de club
  • Ik respecteer de regels over externe communicatie: slechts de door het bestuur aangeduide persoon (personen) neemt (nemen) contact met de pers, bestuur der luchtvaart, overheden enz.
  • ik check de feiten voor ik een uitspraak doe
  • ik uit geen ongefundeerde beschuldigingen
  • ik meld problemen en stel een oplossing voor
  • ik bespreek problemen rechtstreeks met de betrokkene
  • bij een blijvend conflicten meld ik zo snel mogelijk het probleem aan het bestuur. Het bestuur kan dan indien zij dat wenst een bemiddeling starten

Veiligheid en verzekeringen

  • mijn toestel is verzekerd en correct onderhouden; mijn licentie is in orde;
  • ik ben verzekerd

Art. 7.3: Als schade is aangebracht aan andermans eigendom dient deze schade gemeld te worden aan de eigenaar en aan het bestuur. Voor zover de schade in aanmerking komt voor terugbetaling door een verzekering, moet het lid dat de schade veroorzaakte samenwerken met de eigenaar en/of het bestuur om de aangifte zo snel en volledig mogelijk te laten gebeuren. De formulieren bevinden zich in een map in de kantine.
Indien de schade niet in aanmerking komt voor terugbetaling door de verzekering, dient de schade door het in fout gestelde lid vergoed te worden. Indien geen minnelijke schikking getroffen wordt, zal het bestuur de verantwoordelijkheid bepalen en een bedrag vaststellen. De beslissingen van het bestuur zijn niet aanvechtbaar. Indien de veroorzaker weigert te betalen, zal hij/zij geschorst worden voor onbepaalde duur en kan hij/zij zelfs gerechtelijk vervolgd worden door de vzw Aéroclub de Hesbaye.

SANCTIES EN VERZOENING

Art. 8.1: Het niet naleven van bovenstaand reglement kan de Raad van Beheer ertoe aanzetten om sancties te treffen tegen de betrokken leden, zoals bepaald in de statuten van de club.

Art. 8.2: Deze sancties kunnen zijn (in volgorde van ernst):

  1. een opmerking (mondeling)
  2. een verwittiging (schriftelijk)
  3. een tijdelijk vliegverbod van en naar ons terrein
  4. een schorsing
  5. de definitieve uitsluiting uit de “Aéro-club de Hesbaye asbl”

Het lid dat een schorsing opgelopen heeft, is tijdelijk geen lid meer en mag geen gebruik meer maken van de infrastructuur voor de periode van de sanctie. Het lid kan toestemming vragen om tijdens deze periode werken (vb onderhoud) aan zijn vliegtuig uit te voeren.
Het lid dat definitief uitgesloten is, heeft geen toegang meer tot de infrastructuur van de club. In het geval hij eigenaar is van een vliegtuig, mag hij alleen nog de club betreden om zijn toestel te verwijderen. Dit moet binnen de maand gebeuren.
Het geschorste of uitgesloten lid heeft geen recht op terugvordering van lidgeld voor de resterende periode. Indien het uitgesloten lid een standplaats huurt van de club, verliest hij deze plaats en kan hij geen aanspraak maken op terugbetaling van standgeld voor de resterende periode. Indien hij een lange-termijnovereenkomst heeft, zal hij bovendien één jaar standgeld als een verbrekingsvergoeding betalen.

Art. 8.3: Bij vaststelling van volgende zware schendingen van het reglement legt het bestuur met onmiddellijke ingang een automatisch vliegverbod van twee weken op. Het bestuur kan dit vliegverbod uitbreiden naar een strengere schorsing of vraag tot uitsluiting:

  1. Overtredingen op het luchtvaartreglement
  2. Schending van de regeling rond activiteiten in D37
  3. Vliegen buiten de openingsuren, vliegen zonder lidgeld betaald te hebben en vliegen tijdens een schorsingsperiode
  4. Het negeren van aanmaningen van een pleincommandant of bestuurslid in verband met de vliegveiligheid
  5. Niet gemelde beschadiging van goederen van de club of van clubleden (vliegtuig, auto, motor enz)

Art. 8.4: Leiden tot het in gang zetten van de procedure voor onmiddellijke uitsluiting

  1. Fysiek of verbaal geweld
  2. Diefstal
  3. Opzettelijke beschadiging of onklaar maken van een vliegtuig

Art. 8.5: Vooraleer de Raad van Bestuur een sanctie (anders dan het automatische vliegverbod en de onmiddellijke uitsluiting) uitspreekt tegen een lid, zal de betrokkene door de raad worden gehoord en de kans krijgen zijn versie van de feiten toe te lichten en zich te verdedigen.

Art. 8.6: Elke sanctie, genomen door de Raad van Bestuur of door de Algemene Vergadering, zal overgeschreven worden in een speciaal register, dat (indien de sanctie met het vliegen te maken heeft) bij het vluchtregister gedeponeerd zal worden. Dit register wordt ondertekend door de luchtvaartterreinoverste. Ze zal tevens opgenomen worden in het verslag van de vergadering. Ze zal aan de betrokkene betekend worden.

Art. 8.7: In geval van meningsverschil, sluimerend of open conflict tussen leden kan de Raad van Bestuur het initiatief nemen tot verzoening. Ook één of meerdere leden kunnen een verzoening aanvragen bij het bestuur. Het bestuur kan beide partijen uitnodigen om hun versie (gestaafd met feiten of bewijsmateriaal) toe te lichten. Zij kan dan beslissen beide partijen apart of samen te zien en met elkaar te confronteren. Het bestuur kan, bij gebrek aan verzoening of bereidheid daartoe een beslissing nemen. Deze beslissing is niet aanvechtbaar.